Com o surgimento das tecnologias da informação e comunicação, a sociedade contemporânea experimentou mudanças significativas em seus hábitos. Em relação ao registro de informações, por exemplo, observa-se uma evolução nos mecanismos de escrita, armazenamento e acesso.
Segundo os pesquisadores José Osvaldo De Sordi, do Centro Universitário das Faculdades Metropolitanas Unidas (São Paulo), e Renato Tarciso de Sousa, da Universidade de Brasília, a tecnologia da informação levou ao aumento do volume de dados registrados pelas sociedades humanas. Há uma dependência dessa quantidade exacerbada de informações, consideradas fundamentais para o exercício de diversas funções, tanto no setor público, quanto no privado.
A informação, quando registrada em um suporte, configura a existência de um documento, que pode ser, por exemplo, um memorando, um ofício, uma ata ou uma fotografia. Tradicionalmente, as informações eram registradas somente em suportes convencionais, como o pergaminho, o papiro e, mais recentemente, o papel, que foi difundido em escala global, tornando-se um padrão universal.
Entretanto, a inserção das ferramentas de tecnologia da informação e comunicação, principalmente no campo administrativo e de pesquisa, possibilitou a expansão do registro da informação, que começou a ser armazenada também em suportes eletrônicos, como a fita magnética, o disco rígido, o CD e o DVD, todos acessíveis somente por meio de um equipamento eletrônico.
- Apesar da ameaça da perda de documentos digitais trazida pela obsolescência, ainda não há solução definitiva para o problema.(foto: Tom Page/Flickr CC BY 2.0)
O fato de a informação ser registrada em suportes eletrônicos não descaracteriza o conceito de documento, pois o registro continua sendo feito, porém em um suporte com certas peculiaridades. O documento digital, por exemplo, é a informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de um sistema computacional. Portanto, o que mudou foi a forma de criação, armazenamento, acesso, difusão e, principalmente, a preservação do documento.
Novas tecnologias, novos desafios
A evolução tecnológica vem impactando diversos setores da sociedade contemporânea, o que pode ser facilmente constatado pela disseminação de computadores, tablets e cartões magnéticos.
No campo da pesquisa, por exemplo, a presença de novas tecnologias, bem como o surgimento do documento digital, proporcionou uma revolução na comunicação científica, evidenciada pela criação de revistas eletrônicas e de bases de dados. A disseminação dos resultados de estudos científicos por meio de formatos digitais na internet teve grande aceitação dos pesquisadores, devido à facilidade de acesso a diversos conteúdos sem precisar se deslocar, o que aumentou o impacto das publicações no meio acadêmico.
As novas tecnologias também vêm exercendo forte influência na moderna administração. A implementação de sistemas de gestão empresarial fez do computador não mais um acessório, e sim um componente fundamental para qualquer organização contemporânea. Entre os resultados da moderna administração, pode-se citar o aumento da produção de documentos, tanto em suportes convencionais quanto eletrônicos.
Para apoiar a administração das organizações diante do grande volume de documentos produzidos, armazenados e difundidos por meio de computadores, surgiu a demanda por sistemas de gestão eletrônica que proporcionem maior agilidade na tramitação de documentos e na designação de tarefas organizacionais.
A introdução de novas tecnologias, com a consequente produção de documentos digitais, também ocorre, entre outras, nas áreas da saúde, educação, agricultura, pecuária, comunicação e, massivamente, na robótica e na computação. Todos precisam registrar informações consideradas relevantes para serem usadas posteriormente, como a evolução do tratamento de determinada doença, o cultivo de um alimento ou imagens de uma sonda espacial. O conteúdo intelectual que um documento digital pode contemplar é muito amplo.
Devido à constante evolução dessas tecnologias, novas ferramentas são criadas, e as antigas, consideradas menos práticas, são gradativamente descartadas, tornando-se obsoletas. Esse ciclo de transformações é considerado tão natural como a mudança de antigos padrões de beleza, mas não é tão simples quanto parece.
Na criação de um documento digital, cada programa de computador usado pode produzir diferentes formatos e versões de arquivo. Um documento de texto pode ter, por exemplo, a extensão ‘doc’, ‘docx’ (se for feito com uma versão mais recente do programa) ou ‘rtf’. O mesmo pode acontecer na criação de imagens, áudios, vídeos, bases de dados etc.
A diversidade de programas de computador, suportes de armazenamento, formatos de arquivo, equipamentos e sistemas operacionais aumenta a complexidade da preservação de documentos digitais. Essa atividade, no entanto, não tem recebido a devida atenção, o que poderá acarretar perdas de documentos que deixarão lacunas irrecuperáveis na memória das sociedades contemporâneas.
Henrique Machado dos Santos
Grupo de pesquisa Gestão Eletrônica de Documentos Arquivísticos e
Grupo de pesquisa patrimônio Documental Arquivístico
Universidade Federal de Santa Maria
Daniel Flores
Grupo de pesquisa Gestão Eletrônica de Documentos Arquivísticos
Grupo de pesquisa patrimônio Documental Arquivístico e Departamento de Documentação
Curso de Arquivologia
Universidade Federal de Santa Maria
