O alerta de que um novo tipo de coronavírus havia surgido na China chegou à Organização Mundial de Saúde em 31 de dezembro de 2019. Poucos meses depois, o mundo mergulhou em uma crise sanitária sem precedentes. A doença transmitida pelo vírus, batizada de covid-19, foi oficialmente classificada como pandemia em março de 2020, e assim seguiu até maio de 2023.

Nesse período, em torno de 6 milhões de pessoas morreram – mais de 700 mil apenas no Brasil. A tragédia não parou nos números: além de pressionar sistemas de saúde até o limite, o vírus expôs desigualdades históricas e alterou a política, a economia e a vida social e cultural de forma global.

Mas há um aspecto menos visível sobre a pandemia, embora igualmente notável: a produção e o uso de documentos. Nunca se registrou tanto, e em tão pouco tempo.  Ferramentas e plataformas digitais para reuniões passaram a integrar o cotidiano, em razão do teletrabalho imposto pelo distanciamento social.

A digitalização dos processos de trabalho gerou um volume inédito de dados e informações nessas plataformas, que se transformaram em verdadeiros sistemas descentralizados de produção, compartilhamento, validação e uso de documentos – em especial, os digitais.

No âmbito pessoal, milhões de pessoas recorreram às redes sociais para expor seu cotidiano, sentimentos e angústias, diante das incertezas da situação, fazendo da pandemia um dos momentos mais documentados da nossa história recente.

Em momentos de crise sanitária, o papel das instituições de saúde pública torna-se decisivo. No Brasil, a Fundação Oswaldo Cruz (Fiocruz) esteve na linha de frente na luta contra a covid-19. Além de produzir vacinas, em parceria com a Universidade de Oxford (Inglaterra) e a farmacêutica AstraZeneca, a instituição também apostou em estratégias de comunicação para orientar a população e gestores públicos.

Ao mesmo tempo, investiu em iniciativas de preservação do que estava sendo produzido naquele período, reforçando seu compromisso histórico com a ciência e a sociedade. O resultado foi uma intensa circulação de informações e a criação de um vasto acervo documental.

Fenômeno que não surgiu na pandemia, mas que foi acelerado por ela, a produção e o acúmulo de documentos digitais em múltiplas plataformas colocam diante das instituições e dos profissionais de arquivo um desafio sem precedentes. Como aplicar os princípios da gestão documental em um cenário tão fragmentado? Ou, como separar, dentro da vasta produção diária de registros, aquilo que realmente tem valor permanente e precisa ser preservado para o futuro?

Quando pensamos em documento, a primeira imagem que surge costuma ser a de um texto escrito. No entanto, o impulso de registrar nossa existência acompanha a humanidade desde muito antes da invenção da escrita. As pinturas nas cavernas de Lascaux, na França, ou os registros rupestres do Parque Nacional Serra da Capivara, no Piauí, são exemplos de manifestações simbólicas que buscavam fixar experiências humanas no tempo.

Mas será que esses vestígios já podem ser considerados documentos? Do ponto de vista estritamente arquivístico, não: eles não resultam de um processo de trabalho. No entanto, cumprem uma função documental mais ampla, pois atestam modos de vida, crenças e práticas sociais, em relação aos quais se tornam provas materiais da presença humana em um determinado contexto histórico. É justamente nessa fronteira entre registro cultural e documento que começamos a entender como a noção de ‘documento’ se constrói socialmente.

O que, afinal, caracteriza um documento? Seria apenas a ação de registrar uma informação em algum suporte? A bibliotecária e historiadora francesa Suzanne Briet (1894-1989), referência na área de documentação, nos ajuda a pensar: “uma estrela no céu não é um documento, mas sua fotografia pode ser. Um antílope vivo não é um documento, mas um antílope empalhado em um museu pode ser”.

Isso nos mostra que o documento não é algo dado de forma natural; ele é construído e validado a partir de contextos sociais e institucionais. E, quando falamos em documentos de arquivo? O que os diferencia de outros tipos de registros?

Pense em uma instituição científica. Para funcionar, ela precisa comprovar sua existência por meio de estatutos e atos legais. Para contratar pesquisadores ou adquirir insumos, estabelece contratos, emite notas fiscais, produz relatórios financeiros, processos administrativos. 

Além disso, na atividade de pesquisa, as diversas etapas dos projetos geram documentos: pareceres de comitês de éticas, termos de consentimento, protocolos, cadernos de laboratório, artigos científicos (figura 1).

Nesses casos, não só a informação registrada é importante, mas o próprio documento tem a função de prova das atividades administrativas, jurídicas, fiscais e científicas. Essa capacidade de comprovar é o que confere ao documento seu caráter arquivístico. Seu valor cultural ou histórico não nasce do ato de produzi-lo, mas da atribuição de valor e do uso que instituições e a sociedade farão dele ao longo do tempo.

No caso da Fiocruz, os documentos de arquivo gerados no processo de enfrentamento da crise sanitária ganharam centralidade. Eles deixaram de ser papéis ou registros digitais para se tornarem ferramentas decisivas: orientaram políticas públicas, sustentaram pesquisas científicas, comunicaram dados, preservaram memórias coletivas e ofereceram suporte direto no enfrentamento da pandemia. É desse universo documental, múltiplo e estratégico, que trataremos a seguir.